SU PRIMERA FACTURA

Para crear su primera factura haga clic en el menú Ventas > Facturas y a continuación haga clic en el botón nuevo (botón + en verde).

Seleccionar cliente

Bajo la pestaña nuevo se encuentra el selector de cliente. Ahí puede escribir y buscar un cliente del listado. Cómo todavía no hay ningún cliente, pulsamos el botón verde para añadir uno nuevo:

Nuevo cliente

Para crear un nuevo cliente solamente debemos rellenar el campo nombre, los demás son opcionales. Una vez rellenado pulsamos intro y hacemos clic en el botón guardar, situado abajo a la derecha.

Rellenar factura

Una vez seleccionado el cliente, ya podemos rellenar las líneas de la factura. Podemos escribir el concepto que queramos en la columna descripción, escribir una cantidad, un precio sin impuestos y listo. Ya podemos guardar nuestra primera factura pulsando el botón guardar.

Número 2

Puede usar el campo número 2 como desee. Si trabaja con vehículos, puede apuntar ahí la matrícula del vehículo. Este campo se usa en las búsquedas, así que en un momento dado podrá buscar todas las facturas de ese vehículo. Use el campo como desee.

Su primer producto

Para crear un producto haga clic en el menú Almacén > Productos y a continuación, como siempre, pulsamos el botón nuevo (botón + en verde) para crear un nuevo producto.

Campos disponibles

• Referencia: un nombre corto para identificar este producto. No utilizar espacios. No puede tener dos productos con la misma referencia.
• Fabricante: (opcional) el fabricante del producto.
• Familia: (opcional) la familia en la que está agrupada el producto. Por ejemplo: conservas.
• Impuesto: (opcional) el impuesto a aplicar al comprar o vender el producto.
• Descripción: una descripción del producto. Aparecerá en las facturas (aunque la podemos editar en la factura).
• Stock: indica cuantas unidades de este producto tenemos de forma global (en todos los almacenes).
• Sin stock/No controlar stock: marcar si no queremos controlar el stock del producto.
• Permitir venta sin stock: marcar si queremos permitir vender aunque no haya stock.
• Se compra: marcar si el producto se compra a proveedores.
• Se vende: marcar si el producto se vende a clientes.
• Público: marcar si queremos que aparezca en la tienda online (si tenemos algún plugin de tienda online).
• Bloqueado: marcar si ya no queremos comprar o vender el producto.
• Observaciones: (opcional) observaciones sobre el producto, para uso interno. No aparecerán en facturas.

Variantes

Todo producto tiene al menos una variante en FacturaScripts. Las variantes son una forma sencilla de crear sub-tipos de un mismo producto, bien porque tiene atributos distintos (tallas y colores), bien porque el fabricante ha creado una nueva versión, pero todavía tenemos en el almacén la versión anterior.

Las columnas disponibles en cada variante son:

• Referencia: un nombre corto para identificar esta variante. No utilizar espacios.
• Atributo 1: (opcional) un atributo y valor de esta variante, por ejemplo: talla L.
• Atributo 2: (opcional) otro atributo y valor de esta variante, por ejemplo: color blanco.
• Código de barras: (opcional) el código de barras del producto.
• Precio sin impuestos: el precio, sin impuestos, al que vendemos normalmente este producto.
• Coste sin impuestos: el coste, sin impuestos, al que compramos normalmente este producto.
• Stock: indica cuantas unidades de esta variante tenemos de forma global (en todos los almacenes).

Stock

En la sección stock es donde tenemos el stock concreto de cada variante del producto en cada uno de los almacenes de la empresa.

Factura con productos

Una vez ha creado los productos, desde el menú Almacén > Productos, ya puede utilizarlos al crear o editar facturas. Simplemente colóquese en una de las casillas "referencia" de las líneas de la factura y escriba. Le aparecerá un autocompletar con los productos del catálogo. Seleccione el producto con el teclado o el ratón para que se añada ese producto, con su descripción, su precio e impuesto.

Stock

Ten en cuenta que las facturas de venta descuentan del stock. Si no hay suficiente stock de un producto, no podrás venderlo, a menos que hayas seleccionado en el producto:

• No controlar stock.
• Permitir venta sin stock.

Stock y compras

Como ya hemos visto, las facturas de venta descuentan del stock de los productos. Puede modificar el stock de un producto desde la sección stock de dicho producto. Haga clic en el menú Almacén > Productos. Clic en el producto y clic en la sección stock.

Stock

Desde la sección de stock puede gestionar el stock de cada variante del producto en cada uno de los almacenes de la empresa. Las columnas son:

• Variante: la variante del producto.
• Almacén: el almacén de la empresa.
• Cantidad: la cantidad que hay físicamente en las estanterías.
• Stock mínimo: el stock mínimo que debería haber siempre.
• Stock máximo: el stock máximo que deseamos.
• Reservado: la cantidad ya reservada en pedidos de venta.
• Pendiente de recibir: la cantidad pendiente de recibir en pedidos a proveedores.
• Disponible: la cantidad física menos la reservada en pedidos de venta.

Compras

Es muy recomendable que registre las compras a proveedores en FacturaScripts:

• Las facturas de compra actualizan el stock de los productos que compra.
• Las facturas de compra ya registran el IVA que ha pagado y lo acumula para facilitar el cálculo del trimestre de IVA.
• Puede llevar un control de las facturas de compra que ya ha pagado y las que no.

Nueva factura de compra

Para crear una factura de compra haga clic en el menú Compras > Facturas. Y a continuación haga clic en el botón nuevo (botón + en verde).

Seleccionar proveedor

Bajo la pestaña nuevo se encuentra el selector de proveedor. Ahí puede escribir y buscar un proveedor del listado. Cómo todavía no hay ningún proveedor, pulsamos el botón verde para añadir uno nuevo:

Nuevo proveedor

Para crear un nuevo proveedor solamente debemos rellenar el campo nombre, los demás son opcionales. Una vez rellenado pulsamos intro y hacemos clic en el botón guardar, situado abajo a la derecha.

Rellenar factura

Una vez seleccionado el proveedor, ya podemos rellenar las líneas de la factura. Podemos escribir una referencia, seleccionar el producto, indicar la cantidad y listo. Ya podemos guardar nuestra primera factura de compra pulsando el botón guardar.

Núm. proveedor

Puede usar el campo núm. proveedor para escribir el número de factura, pedido o albarán del proveedor.

Presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y transiciones

Tanto en compras como en ventas, FacturaScripts dispone de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

Presupuestos

Los presupuestos sirven para indicar a un cliente cuanto le costaría una compra de unos productos determinados. No modifican el stock.

• Si el presupuesto es aprobado, se genera un pedido. Y ya no se puede editar el presupuesto.

Pedidos

Los pedidos indican una reserva y una promesa de pago. Los productos en el pedido actualizan el stock registrando esa cantidad reservada.

• Si el pedido se aprueba, se genera un albarán, siempre que haya stock suficiente de los productos. Y ya no se puede editar el pedido.
• Si el pedido se rechaza, se elimina la reserva de stock. Y ya no se puede editar el pedido.

Albaranes

Los albaranes indican una salida o entrada de material en el almacén. Los albaranes modifican el stock: las compras suman y las ventas restan.

• Si el albarán se aprueba, se genera una factura. Y ya no se puede editar el albarán.
• Si el albarán se rechaza, se restaura el stock. Y ya no se puede editar el albarán.

Facturas

Las facturas indican una salida o entrada de stock, un asiento contable y un recibo de pago. Las facturas de compra suman al stock, las de venta restan.

Estados y transiciones

Los estados y transiciones de cada uno de estos documentos son configurables. Para cambiar esta configuración hacemos clic en el menú Administrador > Configuración de documentos, y a continuación clic en la pestaña estados. En esta pestaña podemos ver todos los estados disponibles para los distintos tipos de documentos.

Nueva transición

Si hacemos clic en el botón nuevo podemos crear una nueva transición para pasar de presupuestos de cliente a facturas directamente:

• Nombre: el nombre del estado. Para el ejemplo: Facturar.
• Tipo de documento: el tipo de documento al que se aplica. Para el ejemplo: Presupuesto de cliente.
• Actualizar stock: indica de qué forma se verá alterado el stock. Para el ejemplo: no hacer nada.
• Generar tipo de documento: indica que documento se generará automáticamente. Para el ejemplo: factura de cliente.
• Editable: indica si el documento con este estado será editable. Para el ejemplo: no (desmarcar).
• Por defecto: indica si este será el estado predeterminado para los nuevos documentos. Para el ejemplo: no (demarcar).

Pulsamos el botón guardar y ya podemos editar los presupuestos y seleccionar el estado "Facturar" para pasar directamente de presupuesto a factura.

Numeración de facturas, albaranes, pedidos y presupuestos

Todas las facturas, albaranes, pedidos y presupuestos tienen un ejercicio fiscal, una serie, un número y un código:

• Ejercicio fiscal: los ejercicios sirven para delimitar periodos fiscales, generalmente el año. Por ejemplo: 2019.
• Serie: las series son una forma sencilla de agrupar facturas (y el resto de documentos).
• Número: el número de la factura indica el número de la factura dentro de esa serie. Por ejemplo el 1, para la primera factura de esa serie.
• Código: el código es el identificador de la factura, generalmente se compone del código del ejercicio, la serie y el número de la factura.

La numeración de facturas (y albaranes, pedidos y purespuestos) también es personalizable. Para modificar la configuración hacemos clic en el menú Administrador > Configuración de documentos. Y hacemos clic en la pestaña secuencias.

Secuencia

Una secuencia indica qué número y patrón se usará para los nuevos documentos de ese tipo, por ejemplo facturas.

Modificar el número de la siguiente factura

Desde el listado de secuencias hacemos clic en una secuencia para facturas para este año, o la creamos si no existe. Para modificar el siguiente número solamente debemos modificar el campo número y pulsar el botón guardar.

Campos de una secuencia:

• Tipo de documento: tipo de documento al que se aplica esta secuenca. Para el ejemplo: factura de cliente.
• Ejercicio: ejercicio fiscal al que se aplica.
• Serie: serie a la que se aplica.
• Número: el siguiente número a utilizar.
• Longitud del número: longitu deseada del número. Para utilizar en el patrón.
• Patrón: patrón mediante el cual se genera el código del documento.

Patrones

Para generar los patrones tenemos además las siguientes etiquetas especiales:

• {EJE}: se sustituye por el ejercicio del documento. Por ejemplo: 2019.
• {SERIE}: se sustituye por la serie del documento. Por ejemplo: A.
• {0SERIE}: se sustituye por la serie del documento, pero rellenada con ceros hasta 2 caracteres. Por ejemplo: 0A.
• {NUM}: se sustituye por el número del documento. Por ejemplo: 47.
• {0NUM}: se sustituye por el número del documento, pero relleno con ceros hasta completar la longitud del número. Por ejemplo: 000047.

Patrones de ejemplo

• {EJE}{SERIE}{0NUM} : 2019A000001
• {EJE}{SERIE}{NUM} : 2019A1
• {SERIE}{EJE}{0NUM} : A2019000001
• {SERIE}{0NUM} : A000001
• {SERIE}{NUM} : A1
• FAC{0NUM} : FAC000001
• ES-{0NUM} : ES-000001
• ES-{SERIE}-{EJE}-{0NUM} : ES-A-2019-000001

Agrupar o partir albaranes, pedidos o presupuestos

Si queremos aprobar parcialmente un albarán, es decir, si queremos aprobar solamente unas líneas, pero no otras. O si queremos aprobar solamente unas cantidades de algunas líneas, podemos hacerlo con la herramienta de agrupar o partir, que aparece en el listado de estados del albarán, pedido o presupuesto. Justo al lado del total.

Si seleccionamos agrupar o partir nos aparecerá un formaulario donde podremos indicar qué cantidades queremos aprobar de cada línea y un botón generar arriba a la derecha, para generar el nuevo documento.

Agrupar albaranes, pedidos o presupuestos

Para agrupar dos o más presupuestos (pedidos o albaranes). Nos vamos al listado de presupuestos, seleccionamos los que queramos agrupar y pulsamos el botón de la herramienta de agrupar o partir (la barita mágica).

Atributos, tallas y colores

Ya habíamos comentado que todos los productos de FacturaScripts tienen al menos una variante. Y que las variantes sirven, entre otras cosas, para asignar atributos, como tallas y colores.

Atributos

Para usar tallas y colores primero debemos crear los atributos talla y color. Para ello hacemos clic en el menú Almacén > Atributos. Pulsamos el botón nuevo y creamos el atributo Talla. A continuación, en la parte de abajo tenemos los valores. Creamos los valores L y M. Después creamos el atributo Color y los valores Blanco y Negro.

Variantes

Ahora que ya tenemos los atributos tallas y colores podemos usarlos en las variantes. Creamos el artículo camiseta1 y en la sección variantes creamos una con cada combinación de talla y color.

Compras y ventas

Ahora que ya tenemos variantes con tallas y colores, cuando creemos nuevas facturas (albaranes, pedidos o presupuestos), al escribir una referencia nos aparecerán en el listado todas las variantes con su talla y color.

Tarifas

Los precios que aparecen en el listado de productos son los precios oficiales. Si queremos usar precios distintos para clientes concretos o grupos de clientes podemos hacerlo con tarifas. Para crear una tarifa debemos hacer clic en el menú Ventas > Tarifas. Pulsamos el botón nuevo y creamos una nueva tarifa.

Campos de una tarifa

• Código: un código identificador.
• Nombre: el nombre de la tarifa.
• Fórmula a aplicar:
  • Precio - x% - y.
  • Precio de coste + x% + y.
• Valor X: el valor de x en la fórmula a aplicar.
• Valor Y: el valor de y en la fórmula a aplicar.

Ejemplo1

• Precio: 10€
• Fórmula a aplicar: Precio - x% - y.
• Valor X: 10
• Valor Y: 0
• Resultado: 11€

Ejemplo2

• Precio de coste: 5€
• Fórmula a aplicar: Precio de coste + x% + y.
• Valor X: 25
• Valor Y: 0
• Resultado: 6.25€

Aplicar a un cliente

Para aplicar una tarifa a un cliente concreto, nos vamos a la ficha del cliente, es decir, hacemos clic en el menú Ventas > Clientes y clic en el clientes sobre el que queramos aplicar la tarifa. En el campo tarifa seleccionamos la tarifa a aplicar y pulsamos el botón guardar.

Aplicar a un grupo de clientes

Para aplicar la tarifa a todos un grupo de clientes, nos vamos a la ficha del grupo de clientes y en el campo tarifa seleccionamos la tarifa a aplicar. Por último pulsamos el botón guardar.

Preferencia

Ten en cuenta que la tarifa asignada en el cliente tiene preferencia sobre la tarifa del grupo.

Contabilidad e importación de plan contable

FacturaScripts crea automáticamente los asientos contables de las facturas, de compra o de venta. Pero para eso es necesario que tengas importado un plan contable en el ejercicio.

Ejercicio fiscal

Un ejercicio es básicamente un periodo de facturación, generalmente un año. FacturaScripts crea automáticamente un ejercicio para cada año, aunque puedes crear tus propios ejercicios y FacturaScripts se adapta. Puedes ver los ejercicios desde el menú Contabilidad > Ejercicios.

Importar un plan contable

Para importar un plan contable haz clic en el plan contable (menú Contabilidad > Ejercicios) y luego haz clic en el botón importar plan contable. Desde este asistente te solicitará que selecciones un archivo con el plan contable. Si quieres usar el plan contable predeterminado para tu país, simplemente no selecciones ningún archivo y pulsa el botón aceptar.

Plan contable personalizado

Como hemos visto, el asistente para importar un plan contable te permite seleccionarlo de un archivo, pero ¿Cómo debe ser este archivo? Bueno, simplemente es un archivo csv con las columnas:

• cuenta: código de la cuenta. Por ejemplo: 1
• descripcion: descripción de la cuenta.
• cuentaesp: código de cuenta especial. Sirve para indicar cuentas de especial tratamiento como CAJA, VENTAS, COMPRAS, etc. Puedes ver el listado completo de cuentas especiales desde el menú Contabilidad > Cuentas contables, pestaña Cuentas especiales.

Puedes crear este archivo desde Excel o LibreOffice Calc. Después lo guardas como csv. Aquí tienes un archivo de ejemplo.

Recibos y pagos

FacturaScripts crea automáticamente un recibo para cada factura. Puedes ver los recibos de cada factura en la pestaña recibos de la factura.

Recibos

• Una factura puede tener muchos recibos. Cada uno con su fecha de vencimiento.
• Una factura no se marca como pagada hasta que todos los recibos están pagados.
• Si haces clic en el recibo puedes marcarlo como pagado, modificar su importe, su forma de pago, observaciones, etc.

Listado general

Ten en cuenta que en el listado de facturas también tienes una pestaña de recibos.

Formas de pago

La forma de pago determina cuantos recibos se generarán, en qué fechas y si se pagará mediante alguna cuenta bancaria. Podemos editar las formas de pago desde el menú Contabilidad > Formas de pago.

Los campos de las formas de pago son

• Código: identificador (alfanumérico de hasta 10 dígitos).
• Descripción: nombre de la forma de pago.
• Vencimiento: cantidad de días, semanas, meses o años para el vencimiento de dicha forma de pago.
• Tipo de vencimiento: pueden ser días, semanas, meses o años.
• Pagado: marcar para que la forma de pago automáticamente, de por pagado el documento.
• Domiciliado: marcar para indicar que esta forma de pago esta domiciliada en el Banco. En ese caso se utilizará la cuenta bancaria del cliente.
• Cuenta Bancaria: cuenta bancaria de la empresa a la que va dicho cobro.

Plazos de pago

El plugin PlazosPago añade plazos a las formas de pago y los aplica en los recibos. Con este plugin podemos crear formas de pago fraccionado, como la típica forma de pago 30-60-90. Simplemente creamos la forma de pago y creamos 3 plazos: uno del 33% a los 30 días, otro del 33% a los 60 días y otro del 34% a los 90 días. Las facturas que creemos con esta forma de pago generarán automáticamente los 3 recibos correspondientes.

Cuentas bancarias

Podemos definir las cuentas bancarias de la empresa desde el menú Contabilidad > Formas de pago, en la pestaña Cuentas bancarias. Una vez creada, podemos vincular la cuenta bancaria con una forma de pago para que aparezca reflejada en las facturas de venta.

Devoluciones y facturas rectificativas

Desde la pestaña devoluciones de una factura puedes hacer una devolución total o parcial de los productos. Esto genera una factura rectificativa.

Simplemente indica las cantidades que quieres devolver de cada línea, escribe un motivo en observaciones, selecciona la serie rectificativas y pulsa el botón guardar.

Logotipo y texto de protección de datos

Para cambiar el logotipo de la empresa primero debes subir la imagen a la biblioteca. Haz clic en el menú Administrador > Biblioteca. Pulsa el botón nuevo, selecciona el archivo del logotipo y pulsa el botón guardar. A continuación haz clic en el menú Administrador > Empresas y haz clic en la empresa. En el campo logotipo ahora puedes seleccionar el logotipo que has subido. Seleccionalo y pulsa guardar.

Texto de protección de datos en facturas

Haz clic en el menú Administrador > Configuración de documentos. En la pestaña formatos de impresión puedes personalizar el formato para cada tipo de documento. Crea un nuevo formato para facturas de venta y en el campo Texto adicional puedes escribir el texto de protección de datos (LOPD) que aparecerá en todas las facturas de venta.

Texto de protección de datos en emails

El texto de protección de datos para emails lo trataremos en el siguiente tema ->

Emails y contactos

Para poder enviar emails desde FacturaScripts debemos configurar primero el envío. Para ello hacemos clic en el menú Administrador > Panel de control > Preferencias de aplicación. Y después clic en la sección emails.

Campos

• Email: el email desde el que va a enviar.
• Contraseña: la contraseña de ese email
• Firma de email: el texto que se incluirá como firma en todos los emails enviados desde FacturaScripts. Aquí debería escribir el texto de protección de datos.
• Usuario: (opcional) algunos servidores de correo solicitan este usuario, otros no.
• Host: la dirección del servidor de correo
• Puerto: el puerto utilizado.
• Encriptación: SSL, TLS o ninguna.
• Controlador de correo: SMTP (el más habitual), sendmail o mail.
• Baja seguridad: marque este casilla si su servidor de correo no es fiable.

¿De dónde saco esta información?

Se la debe proporcionar su proveedor de email.

• Si es un hosting, suele haber una sección email en el panel de control con toda esta información.
• Si es un servicio de correo externo, suele tener una sección "clientes de correo" en configuración o en ayuda, con toda esta información.

Gmail

Google ha endurecido en los últimos meses los procesos para enviar emails desde aplicaciones externas. Por este motivo es recomendable que active la verificación en dos pasos en su cuenta de google. Además debe crear una contraseña de aplicación (tipo: otros), que será la contraseña que debe introducir en el campo contraseña del formulario de email de FacturaScripts.

Regularización de impuestos y trimestre de IVA

Una vez haya terminado con las facturas del trimestre, puede crear la regularización de impuestos haciendo clic en el menú Contabilidad > Impuestos, y clic en la pestaña regularización de IVA.

Nueva regularización

Pulse el botón nuevo, seleccione el ejercicio actual, el trimestre actual y pulse el botón guardar. En la parte de abajo podrá ver un resumen. Pulse el botón crear asiento contable para finalizar. Si lo desea, puede enviar esta información a su gestor. Pulse el botón imprimir, arriba del todo, o pulse el botón email para enviar esta información a su gestor.

Página de inicio, filtros, buscador y personalización de listados

Si quieres marcar un listado como página de inicio, para que cuando entres en FacturaScripts te muestre este listado, simplemente tienes que pulsar el botón de página de inicio, arriba a la izquierda:

Además, si haces clic en el nombre de la empresa, en el menú, irás directamente a tu página de incio.

Guardar filtro

Ya hemos visto que desde cualquier listado, si hacemos clic en el botón filtro podemos desplegar el listado de filtros y aplicarlos al listado. Al aplicar un filtro aparece un botón guardar siguado a la derecha del botón filtros. Si lo pulsamos podemos darle un nombre al filtro y tenerlo disponible de forma más cómoda.

Megabuscador

FacturaScripts incorpora un buscador que realiza la búsqueda combinada en todas las páginas. Úsalo cuando lo necesites ;-)

Personalizar listado

FacturaScripts permite personalizar las columnas a mostrar para cada usuario en cada listado. Para personalizarlo simplemente haz clic en el botón opciones, situado arriba a la izquierda. Y clic en la pestaña que quieras personalizar.

El asistente de personalización mostrará una tabla con los nombres de las columnas y varias propiedades:

• Visualización: indica de qué forma se debe mostrar la columna.
  • Izquierda: alineado a la izquierda.
  • Centro: alineado al centro.
  • Derecha: alineado a la derecha.
  • Ninguno: oculto.
• Nivel: indica el nivel mínimo que debe tener un usuario para poder ver esta columna.
• Orden: el orden en que se va a mostrar esta columna. Cuanto menor sea el número, más a la izquierda, cuanto mayor, más a la derecha.

Nivel del usuario

Puedes modificar el nivel de acceso de un usuario desde el menú Administrador > Usuarios.